Eerstvolgende opleiding

Expert in drie dagen 
Eén kasteel. Vol pension. Een prachtige omgeving…
Kom tot rust en geef jouw expertise een boost via het
snellezen van drie tot vier boeken over zelfgekozen 
thema’s. Op de laatste dag deel je de opgedane kennis
met de andere deelnemers en ga je als kennisexpert 
naar huis…
4-5-6/7/2018 – Heerlijckyt van Elsmeren (Geetbets)
Meer info en inschrijven

 

Enkele Impressies

Getuigenissen

“Ieder minuutje tijdwinst in deze hectische wereld is een grote PLUS. Via de SmartWebtools training ontdekte ik superhandige tools . Peggy-Ann Kruisland, Telenet

“Het spelelement bij  SmartTyping werkt verduiveld effectief. Heb op een bondige, efficiënte en plezierige manier blind leren typen.” Ann

“Via de ‘tijd voor het echte werk’ coaching leerde ik mijn échte valkuilen kennen op vlak van efficiënter werken.”Hendrik

Jouw e-mail de baas in vier uur

iStock_000005793898Small

  • Word je elke dag opnieuw overspoeld door een tsunami aan e-mail?
  • Heb je het gevoel dat de verwerking hiervan steeds meer tijd en energie kost?
  • Verlies je regelmatig het overzicht en de controle van wat nog gedaan moet worden?
  • Vraag je je af of er geen efficiëntere manieren bestaan om jouw mails te verwerken en jouw to do’s te beheren?
  • Erger je je vaak aan de manier waarop anderen via e-mail communiceren (bijvoorbeeld bij gebruik CC en Reply to all)?
  • Heb je ook een hekel aan een mail die je drie keer moet lezen om te weten wat er in staat?

Volgens onderzoek van het Amerikaanse bedrijf OfficeTime staat e-mail op nummer één in de top tien van time-killers op kantoor : een derde van de ondervraagde werknemers besteedt één tot twee uur per dag aan e-mail,  bij één op vijf medewerkers is dat meer dan twee uur per dag!

Het kan echt anders!

Stel je voor…

  • dat je weer rust, overzicht en controle hebt
  • dat je élke dag opnieuw veel minder tijd zou moeten besteden aan het checken en verwerken van e-mail
  • dat je dus élke dag opnieuw ook veel meer tijd zou hebben voor wat echt prioriteit heeft
  • dat je zodanig met e-mail leert communiceren dat jouw boodschap echt overkomt (en niet verloren gaat in de massa)
  • dat er op het werk duidelijke afspraken en richtlijnen zouden bestaan rond efficiënt omgaan met e-mail

Concreet geeft de SmartEmail® training krachtige antwoorden en to-the-point oplossingen :

  • op vlak van optimaal  timemanagement in relatie met e-mail
  • op vlak van optimale verwerking van jouw inbox
  • op vlak van optimale communicatie via e-mail

De training reikt verrassende werkmethodes aan die garant staan voor meer tijd, rust en controle bij het beantwoorden, schrijven en verwerken van e-mails. Bij een SmartEmail incompany training zorgen we in samenspraak met h.r. voor een drastische cultuurverandering in de wijze waarop met e-mails wordt om gegaan. Dit onder meer door het opstellen van een e-mailpolicy. Dit is een document met een aantal richtlijnen en aanbevelingen die worden afgecheckt en goedgekeurd door het management zodat  er een draagvlak ontstaat. Daarna kijken we hoe we deze aanbevelingen blijvend in de aandacht kunnen houden, ook na de opleiding.

Enkele getuigenissen :

“Mijn collega had 28600 mails in haar inbox staan, waarvan 833 ongelezen. Nadat we beiden de opleiding gevolgd hadden hebben we twee keer een uur samen gezeten om Outlook optimaal in te stellen. Gisteren kreeg ik triomfantelijk bericht dat ze nog maar 25 berichten in haar inbox had staan en dat ook die er snel aan zouden geloven”.

“Het is heel effectief om na de opleiding met een collega samen te zitten. We hebben enkele Outlook video-tutorials bekeken en zijn toen aan de slag gegaan. Mijn collega past het aangeboden verwerkingssysteem anders toe dan ik, maar hij heeft ook een ander takenpakket. En dat is juist tof. De trainer zegt niet : “doe het op mijn manier!”. Maar wel : dit is wat Outlook voorzien heeft en dit is mijn visie, pas het zo toe dat het ook bij jou werkt”.

“Het is zeer interessant om op een juiste manier te leren werken met je e-mails. Uiteindelijk kun je er veel tijd mee winnen en er worden veel tips gegeven om op een nog snellere manier intern te mailen.” (Pieter, educatief medewerker)

“In enkele uren leer je nuttige tips en tricks om je e-mail de baas te kunnen.” (Verena, project manager)

“Heb je last om je tijd goed te beheren en weet je op het einde van de dag niet goed wat je nu allemaal weer gedaan hebt (waar is mijn tijd naartoe gegaan?), dan zou ik deze opleiding zeker aanbevelen. Enkele nuttige tips, werkmethodes worden aangeboden. Ook het Buddy-idee is heel leuk!” (Anna, educatief medewerker)

“Handige tips en tools en een goede aanzet om eindelijk werk te maken van iets wat al veel te lang op je ToDo-lijst staat.”

“De trainer biedt veel mogelijkheden om met collega’s te discussiëren”.
“Heel veel tips en trickx meegekregen die ik kan toepassen in de ordening/behandeling van mails”.
“Veel interactie, goede inhoud, meteen toepasbaar”.
“Veel bruikbare en praktische tips”
“De trainer had een duidelijke visie en neemt stelling in, waardoor dit geen vrijblijvende opleiding is”.

Enkele voorbeelden van inzichten en werkpunten die deelnemers meenemen uit de opleiding:

Op vlak van timemanagement :

  • Ik ga mijn e-mail echt veel minder vaak per dag bekijken, door te werken in blokken zal ik me beter kunnen concentreren.
  • Ik ga een tijdslimiet instellen op de tijd die ik ‘s ochtends aan e-mail besteed, en dus sneller schakelen naar die zaken die echt aan de orde zijn.
  • Ik ga de minder dringende mails beantwoorden in de namiddag. Hierdoor komt er ‘s morgens tijd vrij om met een fris hoofd de zware dossiers aan te pakken.
  • Ik ga ‘geluid/pop-up’ bij ontvangst van nieuwe mail afzetten, zodat ik me niet kan laten afleiden van de taak waar ik mee bezig ben.
  • Ik ga alles wat ik in 2 minuten kan beantwoorden, meteen doen.
  • Ik ga het kwadrant van Eisenhower toepassen.
  • Ik ga de ochtend (prime-time) gebruiken voor iets anders dan e-mails.
  • Ik ga werken in blokken: afwisseling grote klus (prime time ‘s ochtends) – kleine klus – grote klus.
  • Ik ga mijn dag niet starten met e-mails afwerken, maar meteen met de planning-grote taak.
  • Ik ga offline werken of het geluid afzetten van binnenkomende e-mails.
  • Heb je iets dat je nog moet doen dat je ineens te binnen springt, opschrijven en niet meteen aan beginnen. Focus houden op je bezigheid van het moment.
  • Takenlijst is up to date en taken staan ingepland in mijn agenda.

Op vlak van e-mailverwerking  :

  • Ik ga ervoor zorgen dat alle mails van afzenders die sowieso nooit dringend of belangrijk kunnen zijn automatisch zullen toekomen in aparte mapjes als ‘Te Lezen”, “Ooit/Misschien” of CC.
  • Ik ga de 4D-strategie toepassen bij het verwerken van de inkomende mails. Door slim gebruik van de Quick Steps kan dit op een heel efficiënte manier.
  • Ik ga drastisch snoeien in het aantal mappen. Ik besef dat het beheer en het gebruik van mijn vele mappen me elke dag veel tijd kost. Via de aangeleerde zoekfuncties kan ik toch elke mailtje supersnel terugvinden, al die mappen zijn dus niet meer nodig.
  • Ik zorg dat mijn inbox zo leeg mogelijk is, voor mijn to do’s ga ik gebruik maken van taken.
  • Ik ga mappen slim gebruiken (niet te veel mappen en onmiddellijk mijn e-mails verplaatsen naar de juiste map). Je inbox moet eigenlijk zo leeg mogelijk zijn.
  • Ik verplaats mijn ‘te lezen e-mails’ meteen in een aparte map.
  • De map ‘Kort archief’ is voor mij een grote oplossing voor mijn problemen in mijn mailbox.
  • Enkel mails die je nog niet behandeld hebt in inbox bewaren.

Op vlak van helder communiceren via e-mail :

  • Ik ga de onderwerpregel beter gebruiken.
  • Ik begin als ik een mail schrijf altijd met de conclusie, dan pas de argumenten.
  • Het gebruik van afkortingen om sneller met elkaar te communiceren (e.o.m., FYI, FYA, NRN, enzovoort).
  • CC betekent ‘ik moet niets doen!’
  • 1 topic per e-mail, en conclusie bovenaan in de e-mail + onderwerpbalk beter benutten.

Programma:

In de SmartEmail® training komen volgende elementen aan bod:

  • Baas van je tijd : principes van timemanagement toegepast op e-mail
  • Efficiënt e-mail verwerken volgens principe van 4D
  • Optimale configuratie van de inbox-omgeving, zodat je te overzicht, rust en controle ervaart
  • Efficiënt omgaan met je to-do list, taken en agenda
  • E-mailwijsheid : schrijf helder, duidelijk en ‘to-the-point’ – ‘do’s & don’ts’ bij e-mail
  • Doe minder via e-mail en meer via andere tools
  • Zorg zelf mee voor een andere e-mailcultuur

Format:

Deze training kan worden gegeven in een halve of een hele dag. 

De halve dag omvat het theoretisch aspect van zowel time-management toegepast op e-mail, het optimaal verwerken van e-mail, het schrijven van e-mails enzovoort (zie bij ‘Programma’ hierboven). De trainer toont de views en instellingen in Outlook/Gmail op zijn/haar computer. Nadien is het aan de cursist om na de opleiding tijd vrij te maken om de getoonde ‘best practices’ ook in te stellen en toe te passen op de eigen inbox. Hij/zij kan hiervoor de Outlook of Gmail video-tutorials raadplegen die we na de training ter beschikking stellen. 

Je kan ook kiezen voor een opleiding van een hele dag. In de namiddag pas je, onder professionele begeleiding van onze trainer,  de aangereikte instellingen meteen gaat toe op de eigen inbox. Zodat jouw inbox tegen het eind van de dag optimaal geconfigureerd is.


Jouw e-mail de baas in vier uur 

Data SmartEmail opleidingen (uitsluitend voor  Outlook-gebruikers)

  • 30 augustus 2018  / Het Rekreatief / Edegem
  • 23 oktober 2018  / The House To Be / Zellik (Brussel)
  • 31 januari 2019  / Kasterlee (Geel/Turnhout)
  • 26 maart 2019 / Hasselt

Jouw investering

De deelnameprijs voor open inschrijving bedraagt € 699 excl. btw voor de hele dag inclusief lunch. Je kan ook inschrijven om enkel het theoretische gedeelte in de voormiddag te volgen aan € 409 excl. btw (lunch niet inbegrepen). Het verschil tussen een halve of een hele dag? Zie uitleg hierboven bij  ‘Programma’ en ‘Format’.
In het bedrag zijn deelname, het cursusmateriaal, koffie/thee en frisdranken inbegrepen. Via de kmo-portefeuille(*) betaal je als klein bedrijf voor een hele dag slechts € 419.4 excl. btw, als middelgrote onderneming € 489.3 excl. btw. 

Inschrijven

Inschrijven voor de training van 30 augustus 2018: 
Hele dag Enkel voormiddag

Inschrijven voor de training van 23 oktober 2018: 
Hele dag Enkel voormiddag

Inschrijven voor de training van 31 januari 2019: 
Hele dag Enkel voormiddag

Inschrijven voor de training van 26 maart 2019: 
Hele dag Enkel voormiddag


SmartEmail in-company

Minder vaak en effectiever de e-mails controleren, berichten automatisch laten toekomen in mappen, van Outlook/Gmail een verwerkingseenheid maken zodat alle binnenkomende mails de dag zelf verwerkt zijn, helder en duidelijk communiceren via e-mail, opbouw van een e-mailpolicy en zo veel meer…

De SmartEmail® training kan op maat van elk bedrijf of organisatie gegeven worden. De training wordt gegeven door een senior trainer die zowel ervaren is in het stimuleren en faciliteren van drastische gedragsveranderingen én expert is in Outlook en/of Gmail.

Wat is allemaal inbegrepen:

  • Intake  bij h.r. of de teamleader om de verwachtingen in kaart te brengen en te bespreken hoe we samen een zo groot mogelijke cultuurverandering kunnen realiseren
  • De SmartEmail opleiding van vier uur waarin deelnemers op interactieve wijze bevraagd en uitgedaagd worden, al dan niet aangevuld met een halve dag praktijk
  • Het creëren van een buddy-systeem, waarbij deelnemers ook na de opleiding elkaar bijstaan en van elkaar kunnen leren
  • Het ter beschikking stellen van de Outlook of Gmail video-tutorials
  • Een syllabus van 18 bladzijden met daarin alle leerpunten en aanbevelingen
  • Het ter beschikking stellen van een e-mailpolicy. Dit is geen wollig document maar een actieve lijst met aanbevelingen en ‘zo-doen-we-het-hier’ actiepunten. Dit kan bijvoorbeeld een A4 zijn met daarop 25 tips voor efficiënter e-mailgebruik. De effectieve inhoud hiervan dient voor de start van de training intern afgecheckt en goedgekeurd zijn door het management zodat we een draagvlak creëren
  • Aanbevelingen aan h.r. of de teamleader om de belangrijkste leerpunten blijvend onder de aandacht te houden bij het personeel

Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie of een offerte.


Veel gestelde vragen

  • Is een halve dag voldoende?
    Ja, mits goede voorbereiding kan dit perfect. De deelnemers moeten wel op voorhand geïnformeerd worden dat ze in de dagen na de opleiding één tot twee uur tijd moeten inplannen om samen met een collega na te denken over de optimale toepassing van de aangereikte leerpunten binnen hun eigen inbox. Men kan ook opteren voor een on-desk coaching achteraf: de trainer bezoekt de deelnemers enkele weken na de opleiding op hun werkplek en stuurt hun Outlook-instellingen bij waar nodig (we voorzien ’10 tot ’30 minuten coaching per deelnemer.)
  • Is het niet beter dat alle medewerkers binnen hetzelfde bedrijf deze opleiding volgen?
    Dat is inderdaad ten zeerste aan te raden als we willen komen tot een drastische cultuurverandering. Anders blijft het vaak dwijlen met de kraan open.
  • Ik heb toch liever dat ieder zijn eigen p.c. meebrengt. Kan dat?
    Zeker, in dat geval voorzien we een opleiding van een hele dag, waarbij in de namiddag de deelnemers het geleerde meteen gaan toepassen op hun eigen inbox
  • Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de resultaten van de opleiding duurzaam zijn?
    Wij bekijken samen met u hoe we dit best aanpakken.  Belangrijk is dat dezelfde boodschap via diverse kanalen vaak herhaald wordt. Dit kan via opname van ‘best practices’ in het bedrijfsblad, of via verspreiding van tips via alle beschikbare kanalen. Of door getuigenissen te verzamelen van mensen die het e-mailbeest onder controle kregen en hierover vertellen, enzovoort.
  • Geven jullie dit enkel voor Outlook?
    Neen, we bieden dit in-company ook aan voor Gmail

Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie of een offerte.