Efficiënter mailen met filters of regels in Outlook en Gmail

Jouw inbox is er opdat jij jouw werk kan doen, toch! En dat is, vermoeden we,  NIET het lezen van nieuwsbrieven, Facebook en LinkedIn updates of het verwerken van bijvoorbeeld GDPR-mails. Zorg er dan ook voor dat deze niet meer in jouw inbox terecht komen!

Laat in jouw inbox enkel mails toekomen die dringend en/of belangrijk zijn. Alle andere info zorgt ervoor dat jouw aandacht continue onderbroken wordt en horen NIET thuis in jouw inbox. Laat zulke info automatisch toekomen in een aparte mapje, zoals een CC-map, een ‘Social Media updates’ map, een ‘nieuwsbrieven’ map of, waarom niet, een GDPR-map. Zo verstoren ze jouw dagelijkse werking niet en leiden ze niet af van je prioriteiten. Je leest en verwerkt ze wanneer het jou uitkomt. Dat is veel effectiever en biedt mentale rust.

In dit blogartikel lees je hoe zulke e-mailfilters (of regels) instelt in Outlook en Gmail. 

In Outlook kan je filters op twee manieren aanmaken: via de knop ‘Regels’ in de knoppenbalk of door met de rechtermuisknop op een bericht te klikken en ‘Regels – Regel maken’ te kiezen. Met deze laatste methode krijg je een vereenvoudigd venster te zien waarmee je heel snel een regel kunt aanmaken. Selecteer bv. Van ( afzender ) en ‘e-mail naar map verplaatsen’ om berichten van deze afzender automatisch in een map te zetten. 

Via de knop ‘geavanceerde regels’ kan je een regel verfijnen. In de eerste stap bepaal je de voorwaarden van de regel. Standaard ingesteld staat ‘afkomstig van het e-mailadres van de afzender’. Je kan ook een onderwerp kiezen, of woorden in het onderwerp specificeren, en dit eventueel combineren met het afzenderadres.  Zo kan je bijvoorbeeld een regel maken waarbij de mail naar een aparte map verplaatst wordt telkens het woord GDPR in de onderwerpregel staat. Naast het verplaatsen van een bericht naar een andere map, kan je ook een categorie aan het bericht toekennen of het bericht verwijderen (naar de prullenbak) of definitief verwijderen (uit het systeem). Je kan het bericht ook automatisch laten doorsturen of doorsturen als bijlage. In de voorlaatste stap kan je uitzonderingen voor jouw regel aanduiden. De filter wordt dan bijvoorbeeld niet toegepast als het bericht van een bepaalde persoon komt, als het als dringend werd gemarkeerd of als het onderwerp bepaalde woorden bevat.

In deze video wordt de procedure uitgelegd  voor Outlook: 

 

In Gmail werkt het iets anders:

 

Zin om élke dag waanzinnig veel tijd te winnen door efficiënter te mailen? Volg dan onze SmartEmail training.

Deel deze tip!

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Laat een reactie achter